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Cómo ser productivo también en verano

Las empresas deben organizar muy bien el trabajo para evitar los efectos del parón estival

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Getty

Una encuesta realizada por la comunidad laboral Trabajando.com – Universia en agosto de 2016, señaló que el 39% de los españoles disfruta de flexibilidad horaria en el trabajo durante los meses de verano, y de ellos, el 45% goza de jornada intensiva. Son algunas de las estrategias que numerosas empresas despliegan durante el periodo estival con un claro objetivo: evitar que la productividad de sus plantillas descienda al mismo ritmo que aumentan las temperaturas.

La compañía norteamericana Captivate Network hizo un estudio que mostró que la productividad desciende hasta en un 20% durante el verano. "Cuando llega julio arrastramos ya un agotamiento acumulado considerable, tanto físico como mental. Las situaciones complejas que antes afrontábamos ahora nos parecen un mundo y nos cuesta más gestionarlas con una actitud positiva y el 100% de nuestra energía", señala Susana Pérez de Vries, experta en desarrollo de talento. El calor, añade Tomás Santoro, consejero delegado de SumaCRM, tampoco ayuda. "Las altas temperaturas no sólo afectan a nuestro cuerpo, sino también a nuestro estado de ánimo. Las dificultades para dormir por las noches incrementan los niveles de estrés, nos restan concentración y nos vuelven más irritables, agresivos e inquietos".

Una de las medidas más extendidas para evitar el "efecto verano" es la adopción del horario intensivo, que comprime toda la jornada laboral entre la mañana y las primeras horas de la tarde. "Al producirse una mayor concentración de tareas en un menor periodo, los empleados gestionan su tiempo con mayor eficacia y son más productivos", resume Alberto Gavilán, responsable de Recursos Humanos de Adecco. Además, añade Yolanda Portolés, socia de Triat —outplacement individualizado—, no tener que trabajar por la tarde también redunda de forma positiva en la satisfacción y compromiso de la plantilla. "Los empleados valoran y agradecen ese tiempo que ganan para disfrutar de otras actividades fuera del trabajo que no pueden hacer durante el resto del año", argumenta.

Aunque, recuerda Alfredo Rodríguez, director de Desarrollo y Productividad de Eurocen, cualquier cambio en los hábitos y rutinas requiere un periodo de adaptación. "A algunas personas les puede parecer que están desatendiendo sus obligaciones por salir antes. Pero la productividad no depende de la cantidad de horas que trabajemos, sino de su calidad". Este especialista aconseja afrontar el horario de verano con una adecuada priorización de las tareas, "prestando menos atención a aquellas que no aportan valor pero consumen más tiempo".

Siete consejos

1. Jornada intensiva. Una jornada reducida permite dedicar el resto del día a actividades personales, familiares y de ocio. Lo que facilita la desconexión y disminuye el estrés.

2. Lo importante va primero. Antes de revisar el correo o leer las noticias, complete la tarea más importante de la jornada. Está comprobado que el progreso motiva.

3. Adapte su agenda. Cuando necesite la ayuda o implicación de alguien para avanzar en un proyecto o tarea, marque en su calendario uno o dos días de margen de respuesta por si esa persona no está disponible en esa fecha.

4. Establezca una lista de prioridades y evite procrastinar. Lo que anote en la parte inferior debe ser siempre lo menos importante.

5. Haga una lista con las tareas "robatiempo". Revisar nuestro teléfono o correo electrónico hasta 150 veces al día supone mucho tiempo desperdiciado.

6. Organice su lugar de trabajo. El verano es una oportunidad para clasificar los papeles que inundan el escritorio, limpiar la bandeja de entrada del correo electrónico o los documentos almacenados en el servidor.

7. Haga planes con sus compañeros. Una caña o unas tapas el viernes puede ser exactamente lo que el equipo necesite para desconectar, aportar una motivación extra para acabar la semana y afrontar la siguiente con energía.

Cuestión de equilibrio

Para Óscar Massó, experto en marketing y estrategias digitales, la bajada de la productividad durante el periodo veraniego es más un problema organizacional que de actitud de los trabajadores. "Se abren los turnos de vacaciones, es más difícil coincidir con gente en proyectos, coordinar proveedores... En el abecé de la gestión empresarial está el evitar comenzar proyectos o iniciativas en julio o agosto", aconseja.

La proximidad de las vacaciones puede ser un factor desestabilizador. Muchos tendrán ya la cabeza en la playa aunque su cuerpo siga fichando por las mañanas. Pérez de Vries alerta de que las pocas energías que queden se centrarán en cubrir lo básico. "Tenemos menos motivación para enfrentarnos a nuevos retos, por lo que la tendencia será postergar todo lo que suponga iniciar nuevos proyectos hasta la vuelta de verano".

Otros, en cambio, viven la inminencia del inicio del descanso como una frenética cuenta atrás en la que se intenta liquidar todos los asuntos pendientes. Como si no hubiera un mañana. "Apretamos para cerrar presupuestos, dejar entregada la memoria... La idea es empezar la nueva temporada en septiembre con el marcador a cero... Pero eso no es posible", advierte Óscar Massó. De hecho, abunda Alfredo Rodríguez, esos atracones de actividad prevacacional pueden terminar siendo contraproducentes. "Si nos fijamos en la cantidad de tareas que se realizan, puede parecer que la productividad es muy alta, pero la calidad de esos trabajos también será seguramente menor, con lo que a nuestro regreso podemos vernos desbordados por el volumen de asuntos que haya aclarar o solucionar".

Alberto Gavilán no cree que el verano sea un periodo peligroso para la productividad. "Es una época en la que hay menos interrupciones y puede ser aprovechada para actividades que habitualmente no podemos abordar", destaca. Es ese momento, postergado durante los meses previos, en el que es posible dedicarse a "planificar acciones para el resto del año, rediseñar procesos o actualizar herramientas".

En cualquier caso, bajar un poco el pistón será casi inevitable. Porque "es difícil mantener el mismo nivel de actividad durante todo el año", dice Yolanda Portolés. Eso sí, la desconexión no puede ser total. Pasaron a la historia los tiempos en los que España se paralizaba completamente en agosto. "Hoy las empresas ya no se pueden permitir desaparecer en verano", sentencia Portolés. "Porque también cuando apriete el calor sus clientes les van a exigir un buen nivel de calidad y atención".