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LEGAL | WOLTERS KLUWER

Así protegen los notarios 35 millones de datos

Una firma de Barcelona gestiona bajo tierra la información sensible guardada por los fedatarios públicos

Se suele decir que los datos son el petróleo del siglo XXI y así debe ser cuando para protegerlos algunos organismos emplean férreas medidas de seguridad. Es el caso del Consejo General del Notariado, que conserva su valiosísima base de datos en un búnker bajo tierra. En ella se almacena información sensible de 35,4 millones de personas físicas y 3,1 millones de personas jurídicas. Se trata de la segunda base de datos más grande después de la de Hacienda, llegando a almacenar, en total, un petabyte de información, es decir, un millón de gigabytes, o lo que es lo mismo, el equivalente a lo que supondría guardar un millón de películas.

Los notarios manejan millones de documentos con información sensible.
Los notarios manejan millones de documentos con información sensible.

El Índice Único Informatizado Notarial es una gran base de datos que almacena y clasifica electrónicamente el contenido de las escrituras y de las actas públicas autorizadas por los 2.895 notarios repartidos por toda España. La gestión de toda esta información está en manos de la Agencia Notarial de Certificación (Ancert), una empresa ubicada en Barcelona que pertenece al Consejo General del Notariado y que, aunque desconocida, ha llegado a situarse entre las cinco tecnológicas más importantes del país. Su plantilla, de más de 200 personas, es seleccionada con cuidado: se comprueban los antecedentes e incluso la posibilidad de que tengan alguna deuda pendiente o algún indicio que pudiera llevarles a cometer una imprudencia. Además, las oficinas están controladas por cámaras de seguridad y los trabajadores no tienen permitido tener el móvil encima de la mesa en ningún momento. La información que manejan es demasiado tentadora como para no extremar las precauciones.

La sala de máquinas con los servidores del Centro de Proceso de Datos (CPD), donde está depositada toda la información, se encuentra en un búnker en las oficinas de Ancert en Barcelona al que sólo pueden acceder cuatro personas y bajo estrictas medidas de seguridad. Los servidores están protegidos dentro de celdas y verjas con hasta cuatro perímetros de seguridad. En una de las jaulas, con protección reforzada, se conserva la clave raíz de Ancert, sin la cual no es posible crear las tarjetas que usan los notarios para acceder al sistema. Todo este férreo control de seguridad supera una auditoría cada dos meses. Hay otros dos centros como este que sirven de respaldo en caso de que haya algún problema: uno en Madrid y otro en algún punto de la geografía española que no pueden desvelar.

Despachos en jaque

Las férreas medidas de seguridad que los notarios aplican a su base de datos llaman especialmente la atención en un momento en el que los despachos de abogados se han convertido en un blanco fácil para los piratas informáticos. La información que manejan los bufetes puede ser tan sensible como la de los fedatarios públicos. Sin embargo, las medidas de seguridad aplicadas no parecen ser tan altas. El caso de los famosos 'papeles de Panamá' salió a la luz por la acción de un hacker que logró acceder a la información de la firma Mossack Fonseca. Lo mismo ha sucedido en España con la información aireada sobre la ingeniería fiscal del futbolista Cristiano Ronaldo, que vio la luz al exponer los piratas informáticos a los datos del bufete Senn Ferrero. El caso conocido como los 'papeles de la Castellana' fue fruto de la actuación de hackers en una firma, haciendo pública información de personas que se acogieron a la amnistía fiscal y trataban de regularizar su situación con Hacienda.

A menor escala, los despachos de abogados pequeños han sufrido lo que se conoce como ransomware, el secuestro de información que sólo pueden recuperar a cambio de una determinada cantidad de dinero.

Además de todas estas medidas de protección con barreras físicas, la información que está en la base de datos cuenta con un doble cifrado. Desde Ancert aseguran que han recibido ciberataques, pero han sabido sortearlos, ya que emplean incluso técnicas de contraespionaje para confundir a los piratas informáticos que intentan acceder a sus bases. Y es así como en medio de un mundo preocupado por los ciberataques, el Notariado vive con relativa seguridad: en los 14 años que llevan operando, aseguran que nunca ha habido una grieta en sus sistemas, pese a que han manejado en este tiempo 220 millones de documentos electrónicos notariales.

Miedo al blanqueo

¿Y por qué es tan importante proteger esta base de datos? La calidad de la información que contiene, procedente de las notarías de toda España, unida a la posibilidad de cruzar todos los datos que de ciudadanos y empresas ofrece diversas ventajas que van más allá del servicio que prestan a diario los fedatarios públicos.

Un ejemplo es la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Cuando un notario percibe en sus oficinas una operación inusual, lo comunica al Órgano Centralizado de Prevención del Blanqueo de Capitales (OCP), perteneciente también al Notariado, y la base de datos común permite detectar testaferros y seguir el rastro de todas las operaciones que se han ido llevando a cabo con una o con varias sociedades interpuestas o pantalla.

Este rastreo ha llegado a servir incluso para desmantelar células islamistas a través de sus estructuras de financiación. Más de 300 funcionarios como policías, guardias civiles, fiscales, jueces u otros de la Agencia Tributaria o la CNMV pueden solicitar información de la base de datos del Notariado identificándose con tarjetas de firma electrónica.

Otro logro ha sido la creación de la Base de Datos del Titular Real. Única en el mundo y valorada muy positivamente por el Grupo de Acción Financiera Internacional (Gafi), permite comprobar, en menos de tres minutos, quién es la persona que maneja realmente una sociedad. De esta manera, el Notariado tiene actualmente identificados al 86% de los verdaderos titulares de las empresas, en el caso de las sociedades limitadas, y el 61%, en las sociedades anónimas. En estas últimas no se requiere la intervención del notario para la transmisión de acciones, lo que dificulta seguir el rastro, algo que el Gafi ha recomendado cambiar para que los fedatarios públicos puedan contar también con esta valiosa información.