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Vecinos sin secretos tras el portal

La gestión ‘online’ de las comunidades aporta transparencia y evita conflictos

Las comunidades de vecinos se digitalizan. Falta les hace. No es ningún secreto que todo lo relacionado con juntas, actas, cuentas y demás resulta tedioso y, en ocasiones, irritante. “Los españoles no suelen ser muy participativos en los asuntos de su comunidad porque huyen de los conflictos inherentes. El uso de las nuevas tecnologías es una buena forma de intervenir sin verse afectado por los problemas asociados a las reuniones de vecinos”, señala Salvador Díez, presidente del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE).

La cosa cambia cuando todos los asuntos se pueden despachar con un simple golpe de click y entran en escena plataformas digitales, correo electrónico, redes sociales y mensajes al móvil. Hay vecinos que incluso tuitean sus juntas. La gestión digital de las fincas, que en los últimos años ha ido ganando fieles, reporta agilidad, transparencia y democracia. Tres ingredientes que faltan en algunos portales. “El propietario, al estar más informado percibe la transparencia y está más tranquilo”, explica Antonio Gil, administrador de fincas colegiado de Venue Murcia.

Las nuevas tecnologías evitan al vecino tener que desplazarse al despacho del gestor o pasarse días buscando al presidente. “Lo que necesito lo tengo al momento, a cualquier hora. No dependo de buscar un documento en un cajón o llamar al teléfono del administrador”, dice José María Ansola, CEO de la plataforma vecinosenred.es. Un cambio de rumbo hacia las comunidades 2.0 que facilita que los problemas no se enquisten por falta de comunicación, que haya menos olvidos y menos teléfonos que comunican.

Además, el uso de la palabra no se reduce a las juntas anuales y a los encuentros fortuitos en los descansillos. Resulta frecuente que peticiones de vecinos que no se habían realizado o aprobado en esa reunión anual por falta de tiempo quedaran en el olvido. Con las nuevas herramientas, todos los propietarios pueden hacer propuestas en cualquier momento y comprobar al instante si tiene apoyo o no, explica Christian Butt, fundador de vecinos.net, un servicio gratuito que permite a las comunidades crear una web privada.

No hay por qué rendir cuentas solo una o dos veces al año. “La inmediatez es fundamental y con el modelo anterior los propietarios disponían de las cuentas cada año. Ahora pueden estar informados el mismo día y saber en qué estado está, por ejemplo, una incidencia con el seguro”, comenta Antonio Gil. Este administrador de fincas lanzó hace dos años su página web venue.es y gestiona unas 30 comunidades 2.0. Una de ellas está en el barrio de Espinardo, en Murcia, donde “usamos despacho 24 horas en el que se sube la información contable y jurídica, boletín de noticias, Twitter para informar a los propietarios que no asisten a las juntas y Facebook”. Dice que no se vulnera la Ley de Protección de Datos, ya que los comuneros aprueban previamente la inclusión o no del resumen de los acuerdos. Sin embargo, en la mayoría de los casos las redes sociales hoy por hoy se limitan a mejorar la comunicación entre propietarios, más que a la gestión de las fincas.

Todas estas herramientas —aliadas de los administradores, no sustitutas—, facilitan que el vecino pueda ver en tiempo real lo sucedido en la junta, aunque viva en Londres. Algo muy útil para los foráneos que tienen segundas residencias en España. Es más, algunos presidentes y vocales están usando skype para hacer videoconferencias en cualquier momento con el administrador, añade Gil, que se pregunta: ¿por qué no ir hacia una finca inteligente que aproveche toda la tecnología a nuestro alcance?

Las ventajas parecen evidentes, tanto para administrador como para propietarios: ahorro de costes (papel, correo, sobres…); inmediatez en la tramitación de incidencias; consulta desde cualquier lugar con acceso a Internet sin necesidad de llamar a nadie; y gestión de reservas de zonas comunes, como pistas de tenis.

El administrador de fincas, a examen

El administrador de fincas colegiado tiene por delante un reto profesional importante. “Cuando contratas a uno necesitas ver que está trabajando por ti, que es accesible y que el resultado de lo que has contratado llega, y eso no se hace de otra forma que con la administración 2.0”, explica Antonio Gil. Ahora bien, “esta mayor transparencia puede dejar en evidencia a un mal gestor. Y, por el contrario, beneficiar al proactivo”, añade Christian Butt, economista de 47 años de origen alemán que fundó la plataforma vecinos.net en 2001. Lo emplean 500 comunidades. A principios de año, el servicio podrá ser usado desde cualquier móvil o tableta.

Los propietarios son los encargados de aprobar o suspender la gestión del administrador. De hecho, con la crisis crece el escrutinio. “Hasta hace poco a la mayoría de los vecinos no les importaba lo que pasaba en su finca. Ahora, piden información financiera”, señala Ali Parandeh, fundador de urbytus.es. Con este cambio en la gestión gana transparencia un sector que, de vez en cuando, ha sido salpicado por escándalos de estafa. “Aunque, el volumen de incidencias por denuncias de malas praxis es, afortunadamente, insignificante en un sector que gestiona cerca de 40.000 millones de euros de recursos ajenos cada año”, señalan en el CGCAFE. 

Los vecinos reciben las notificaciones por correo electrónico. “El correo ordinario tiene una serie de desventajas, como no tener acceso al buzón si estoy de viaje o no recibir una notificación urgente”, indican en vecinosenred.es, aplicación con la que la comunidad también se puede autogestionar. Es gratis para fincas de hasta 20 propietarios. Para el resto, la cuota anual va de 90 a 190 euros.

Muchos administradores de fincas están trabajando ya para adaptar sus despachos. En muchos edificios lo digital y lo convencional conviven sin problemas. No obstante, aún siguen siendo tradicionales entre el 87% y el 90%, calculan en el CGCAFE. Por dar una cifra, de cada 100 colegiados, 20 pueden estar completamente inmersos en la gestión 2.0, concreta Gil.

“Muchos administradores disponen de sus propias plataformas en la red a las que el vecino puede acceder de forma segura y gratuita. Y consultar actas, cuentas y otro tipo de documentos que se encuentran a disposición de los propietarios. Poco a poco aparecen nuevas aplicaciones, como reservas de pistas deportivas a través de móvil o notificaciones por SMS”, asegura el presidente del colectivo, que admite que “nos encontramos en una fase de cambio del modelo de gestión”.

Un modelo que, por otra parte, ahorra a los vecinos algunos euros. Un administrador que hace uso de tecnologías no es ni más caro ni más barato que uno tradicional. En cambio, su gestión consigue un ahorro en la cuota anual de unos 25 euros por vecino, sobre todo gracias al uso del correo electrónico en lugar del papel (envío de actas, sobres...), calcula Gil. En las fincas que usan Urbytus —aplicación que permite acceder a cuentas y ofrece comparativas de los gastos entre años— han ahorrado entre tres y 20 euros por propietario al año, “gracias al envío de correo electrónico en varios idiomas, lo que significa ahorro en papel, sellos y trabajo manual”, explica Ali Parandeh, su fundador.

Las fincas digitales han calado más en las urbanizaciones de reciente creación y con gente joven. Aunque también empieza a tocar a la puerta de las más antiguas. “Los hijos de las personas mayores son las que nos piden la información 2.0, con lo cual se aplica el modelo anterior y el actual a la hora de trabajar”, indican en Venue Murcia.