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Oficinas sin despachos ni papeles

Los centros de trabajo flexibles, sin puestos asignados, aumentan hasta un 20% la productividad

Interior de la sede de Microsoft en Pozuelo de Alarcón (Madrid).

La oficina tradicional del siglo XX tiene los días contados. No es rentable, es insostenible y crea empleados insatisfechos. El nuevo modelo que se está implantando en el mundo está muy lejos de esa idea jerárquica según la cual el que manda tiene el despacho más grande.

Cambian las culturas empresariales, más abiertas y horizontales. Le toca mover ficha a las oficinas y sus dirigentes. Para empezar, porque "el 40% de los puestos están vacíos durante la mayor parte de la jornada laboral, mientras las áreas de reunión están saturadas", dice Martín López, director comercial de Ofita, empresa española de diseño y mobiliario para oficinas.

La asignación tradicional de un trabajador, un puesto está caduca. "Pasamos de sentarnos en el mismo puesto a una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio y tiempo, en la que priman los resultados por encima del control y la presencia en la oficina", apunta López.

Una ineficiencia que están pagando de su bolsillo los empresarios. En España el 80% de las oficinas todavía son tradicionales, algo que cambiará en los próximos cinco años, señala Francisco Vázquez, presidente del Grupo 3g office, multinacional de consultoría y gestión de espacios corporativos.

Cualquier lugar es bueno para trabajar

La oficina de hoy no se parecerá en nada a la de 2020. Será un lugar de reuniones, ya sea en persona o por videotecnologías. La comunicación será audiovisual y ganará terreno el vídeo sobre el correo electrónico, mientras que el trabajo desde casa tendrá una aceptación cultural cada vez mayor. Las nuevas tecnologías están generando una revolución que modificará definitivamente el mundo del trabajo y los negocios. "El nuevo concepto no solo implica la posibilidad de hacer móvil la oficina, sino que el trabajo está más orientado a metas, sin horarios fijos, dotando a los empleados de la libertad para administrar su tiempo personal y laboral de una forma más flexible: en un momento pueden estar trabajando y, al minuto siguiente, en el cine con su hijo", apunta Fernando Carneros, Real Estate & Facilities Manager de Microsoft España, Portugal e Italia. Los expertos de Ofita ven la oficina de dentro de 10 años marcada por la evolución tecnológica, pero también más humana y orientada al trabajador para que se sienta como en casa. Además, "se eliminará el work-face, o lo que es lo mismo, pagar a un empleado por su tiempo, en detrimento de pagar por resultados".

En la próxima generación de oficinas estar sentado ocho horas en un puesto de trabajo estará en extinción y las reuniones, como ya empieza a suceder, se harán en los pasillos, comedores o sentados sobre una bicicleta. En la medida de lo posible se irán eliminando los puestos fijos, porque lo que importa son los resultados, explica Alfonso de las Peñas, director de Operaciones de Tétris. Aunque, "en España aún hay mucho por hacer para abrir la oficina al mundo", dice Francisco Vázquez, presidente del Grupo 3g office.

En un centro flexible se manejan ratios de 10 metros por empleado, frente a los 15 de uno clásico. Se necesita más espacio para el mismo número de personas, más renta, mantenimiento y consumos, lo que a todas luces es poco sostenible.

Lo es porque hoy cualquier cafetería o parque es un potencial espacio de trabajo. "En un sistema flexible es decisión del empleado si viene o no a la oficina y qué horario realiza, siempre en función de su agenda y responsabilidades. Cada individuo elige dónde y cómo trabajar; llevamos la oficina a cuestas", dice Vázquez, quien compara la nueva oficina con el bar de la universidad. Así, el teletrabajo se hace imprescindible en estos centros elásticos. "Los empleados están demandando una conciliación de vida personal y laboral real y eficaz", indica Fernando Carneros, Real Estate & Facilities Manager de Microsoft España, Portugal e Italia.

Con estas premisas parte la oficina flexible, donde el número de despachos disminuye un 60%, las mesas no tienen dueño y están libres de papeles. Este planteamiento requiere entre un 15% y un 30% menos de inversión que el tradicional, calcula Alfonso de las Peñas, director de Operaciones de Tétris, division de arquitectura de Jones Lang LaSalle (JLL). Ocho de cada diez proyectos realizados en 2014 por esta consultora destierran la estructura jerárquica y piramidal para dar valor al coworking (flexibilidad para trabajar en un espacio con gente de otros perfiles) y al hotdesking (cambiar de puesto).

Espacios abiertos, junto con salas para el trabajo en equipo, phone box o cabinas para videoconferencias, enclaves de concentración, espacios para el retiro personal...Y áreas de juegos, cafeterías, zonas verdes interiores (con árboles o huertos), gimnasios, ambientes de relajación e incluso DJs. Este podría ser el ADN de las oficinas flexibles, capaces de incrementar en más de un 20% la productividad.

También mejoran la salud y el bienestar. Mala noticia para los españoles, que están entre los más insatisfechos con su entorno de trabajo, según la multinacional Steelcase, especializada en muebles de oficina para espacios de trabajo.

Una hamaca o una mesa de billar son lugares más que adecuados para celebrar una reunión informal. Es la filosofía que sigue Google en Madrid. En las plantas 16 y 17 de la Torre Picasso hay islas con puff y sofás donde los 150 empleados pueden reunirse en torno a un café, ya que siempre tienen a mano un coffee corner, puestos donde pueden servirse comida y bebida gratis, comenta Javier Martín, responsable de Recursos Humanos para España, Portugal, Turquía y MENA (Medio Oriente y Norte de África). Las reuniones se quitan el corsé y se trasladan al comedor, un espacio multifuncional, donde "se tiene la primera reunión del día mientras desayunas". Hay un único despacho, el del director general, que se transforma en una sala de reuniones cuando está vacío, dice Martín, asiduo a los phone box para realizar videoconferencias. En una partida de billar, futbolín o tenis de mesa también se pueden tener reuniones informales o simplemente desconectar. Hay masajista, servicio de manicura y pedicura, así como talleres de comida japonesa y de pan.

En la misma línea están las oficinas de Red Bull en Londres, donde la recepción se convierte en bar por la noche; y las de Facebook en Palo Alto (California), donde hay pista de patinaje, cuentan en JLL, que estrena sede corporativa en el madrileño Paseo de la Castellana. Zonas abiertas sin distinciones entre empleados alternan con espacios para reuniones formales, informales, quick meetings, brainstormings, incluso una cocina-comedor polivalente. En la planta baja hay bicicletas eléctricas para los trabajadores.

Las grandes multinacionales (Cepsa, BBVA...), son cabeza de pelotón. La remodelación de la sede madrileña de Microsoft, diseñada por 3g office, ha seguido el programa Workplace Advantage de la compañía, que se basa en la libertad de sus empleados para trabajar en cualquier puesto dentro de la oficina o fuera de ella. En el edificio del Parque Empresarial de la Finca (Pozuelo de Alarcón) el ahorro en puestos tradicionales permitió acondicionar una nueva zona de clientes, liberar 3.000 de los 9.000 metros y cubrir las necesidades de espacios de colaboración, concentración y reunión, dice Carneros.

El Campus Repsol, en la calle Méndez Álvaro de Madrid, destaca porque los edificios están conectados por pasarelas. Un planteamiento del arquitecto Rafael de la Hoz para facilitar la comunicación entre sus casi 4.000 trabajadores. Hay 300 salas para reuniones y un jardín central. También, vestuarios para los que salen a correr por los alrededores del campus, a unos 100 metros del parque Tierno Galván.